Top 9 thủ thuật excel cho dân văn phòng cực hay

Last updated on November 11th, 2022 at 04:04 pm

Excel là trợ thủ không thể thiếu của bất kỳ công việc nào. Bởi thao tác trên Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy cập nhật liền tay những thủ thuật excel cho dân văn phòng để trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc nhé!

1. Xem thống kê siêu nhanh

Hầu hết chúng ta đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán thống kê. Chẳng hạn như dùng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng giờ đây bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các hàm. Rất đơn giản, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

Xem dữ liệu thống kê trên excel

2. Tự động nhập dữ liệu

Bạn đang nhập một trường dữ liệu trên bảng tính excel. Nếu muốn tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần bôi đen trường dữ liệu đó rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Các ô trống được chọn sẽ tự động nhập dữ liệu được chọn. Đây là thủ thuật excel cho dân văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Excel cũng cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và ngược lại. Đây là tính năng rất đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Để thực hiện thao tác này, bạn chỉ cần chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu (dòng hoặc cột). Tiếp đến hãy nhấn tổ hợp phím ctrl –c để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này một menu đơn sẽ hiện ra, bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực hiện hoán đổi ngay lập tức.

4. Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Thông thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau chúng ta sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thao tác thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành công việc nhanh chóng.

Đầu tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.

5. Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Hầu hết chúng ta đều biết để tính tổng trong Excel thì sẽ dùng hàm sum. Thao tác sử dụng hàm này vô cùng đơn giản. Thế nhưng áp dụng thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ giúp bạn sử dụng hàm này một cách nhanh nhất,

Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter kết quả tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

Tính tổng nhanh chóng trong excel

6. Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

Trong quá trình làm việc bạn có thể sẽ phải thao tác rất nhiều sheet trong excel. Nhiều trường hợp phải di chuyển từ tab này sang tap kia trên trình duyệt tìm kiếm. Trong trường hợp bạn không có chuột thì việc thao tác thủ công thế này thật mất thời gian. Nhưng đừng lo! Hãy ứng dụng thủ thuật sử dụng phím tắt (ctrl+Page up) hoặc (Page down). Bạn có thể di chuyển các sheet qua lại trong excel mà không cần sử dụng chuột. Thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức đấy.

7. Hiển thị công thức cực nhanh

Nếu bạn thường xuyên đánh vật với những công thức trên Excel thì phải áp dụng ngay thủ thuật này. Thay vì phải vào tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ hiển thị nhanh chóng.

Hiển thị công thức hàm trong bảng tính với thủ thuật excel

8. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Khi thao tác trên Excel, thông thường con trỏ sẽ nằm trong cell mà bạn đang nhập dữ liệu. Khi bạn nhấn Enter thì con trỏ chuột sẽ di chuyển lên xuống trong cell khác. Vậy muốn điều khiển trỏ chuột di chuyển sang trái hoặc phải thì sao? Bạn hãy chọn file/Options trong hộp thoại hiển thị. Tiếp đến chọn Advanced> chọn After Pressing Enter move Selection > chọn Direction. Cuối cùng là chọn hướng di chuyển cho con trỏ là bạn có thể điều khiển con trỏ như ý muốn rồi đấy.

Định hướng con trỏ chuột trong excel

9. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Nếu muốn ẩn hàng và cột trong Excel bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn. Sau đó, bấm tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải” để hiển thị hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại sẽ hỏi bạn ẩn cột hay hàng, bạn chỉ cần nhấn ok là có thể ẩn hàng/cột theo ý muốn. Lúc này, bạn sẽ thấy Workbook sẽ hiển thị thêm những nhóm hàng hoặc cột. Muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào dấu cộng.

Trên đây là những thủ thuật excel cho dân văn phòng rất hữu ích cho công việc của bạn. Hãy vận dụng thành thạo để đẩy nhanh tiến độ công việc. Nếu thấy bài viết hữu ích đừng quên chia sẻ đến mọi người, bạn nhé!

Chúng tôi chuyên cung cấp những khoá học về Phân tích dữ liệu, đăng ký ngay để nhận được tư vấn chi tiết lộ trình dành riêng cho bạn nhé!

KHOÁ HỌC PHÂN TÍCH DỮ LIỆU POWER BI TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO 

LỘ TRÌNH TRỞ THÀNH DATA ANALYST CHUYÊN GIA PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

LỘ TRÌNH THĂNG TIẾN CỦA MỘT CHUYÊN GIA PHÂN TÍCH DỮ LIỆU (DATA ANALYST)

Nguồn: Internet