Xây dựng báo cáo Sales ( Sales Dashboard )

Trước khi xây dựng bất kì báo cáo Sales Dashboard là bảng tổng hợp và trực quan hoá các dữ liệu bán hàng quan trọng, cho phép các nhà quản lý kiểm soát và theo dõi hiệu quả hoạt động. Kể cả những nhân viên Sales cũng có thể nhìn vào bảng dữ liệu này để tự đánh giá hiệu suất bán hàng (sales performance), độ dài chu kỳ bán hàng (cycle lengths) và phễu bán hàng (sales funnel), từ đó phát hiện được vấn đề phát sinh và đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

Vậy trên thực tế, Sales Dashboard sẽ được xây dựng như thế nào? Trong bài viết này, INDA sẽ giới thiệu 5 mẫu Sales Dashboard giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của bộ phận.

>> Đọc thêm:

KHOÁ HỌC PHÂN TÍCH DỮ LIỆU POWER BI TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO 

LỘ TRÌNH TRỞ THÀNH CHUYÊN GIA PHÂN TÍCH DỮ LIỆU DATA ANALYST

1.Các chỉ số cần nắm được

• Sales Growth: là Tăng trưởng doanh số bán hàng
• Sales Target: là Mục tiêu bán hàng
• Customer Acquisition Cost: là chi phí doanh nghiệp phải trả để có một khách hàng mới
• Average Revenue per Unit: là Doanh Thu, Thu Nhập Bình Quân (Theo Đơn Vị Sản Phẩm)
• Average Revenue Per User: là doanh thu trung bình trên một khách hàng
• Customer Lifetime Value: Giá trị vòng đời khách hàng là giá trị mà một khách hàng chi trả cho sản phẩm của công ty bạn trong suốt cuộc đời của họ
• Customer Churn Rate: chỉ số đo lường sự hài lòng của người tiêu dùng
• Average Sales Cycle Length: Độ dài chu kỳ bán hàng trung bình là khoảng thời gian từ lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng tiềm năng đến khi kết thúc giao dịch, được tính trung bình trên tất cả các giao dịch đã giành được
• Lead-to-Opportunity Ratio: Tỷ lệ dẫn đến cơ hội
• Opportunity-to-Win Ratio:Tỷ lệ Cơ hội Giành chiến thắng
• Lead Conversion Ratio: tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
• Number of Sales Opportunities: Số lượng khách hàng tiềm năng
• Average Purchase Value: giá trị trung bình của mỗi đơn hàng, từ đó nhân viên kinh doanh có thể xác định giá trị định lượng cho mỗi cơ hội tiềm năng
• Revenue per Sales Rep: Doanh thu của mỗi của mỗi người diện bán hàng
• Profit Margin per Sales Rep: Biên lợi nhuận hay tỷ suất lợi nhuận của mỗi đại diện bán hàng
• Upselling: là một thủ thuật sales nhằm hướng khách hàng lựa chọn gói sản phẩm / dịch vụ cao cấp, đắt tiền hơn trong quá trình quyết định mua hàng
• Cross-Sell Rates: một thuật ngữ bán hàng dùng để nói về cách thức giới thiệu thêm sản phẩm dịch vụ có liên quan đến sản phẩm dịch vụ chính, nhằm kích thích khách chi thêm tiền cho sản phẩm khác loại, tăng doanh thu cho nhà hàng, khách sạn.
• Incremental Sales by Campaign: Bán hàng gia tăng theo chiến dịch

2.Các mẫu báo cáo cho công ty, doanh nghiệp về Sales

2.1.SALES PERFORMANCE DASHBOARD: THEO DÕI NĂNG SUẤT BÁN HÀNG

Là một Sales Manager, bạn luôn luôn phải nắm được kết quả làm việc của từng nhân viên. Bạn cần biết ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn trong công việc, sở trường của từng cá nhân là gì,… từ đó có hướng phân chia leads, phân chia công việc, định hướng cho team cũng như đưa ra kế hoạch training kỹ năng hợp lý. Sử dụng Sales Performance Dashboard là một cách nhanh chóng giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ biến động nào trong quá trình làm việc của nhân viên và so sánh kết quả, KPI theo thời gian một cách dễ dàng.

Một Sales Performance Dashboard sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến trình thực hiện KPI của từng nhân viên Sales, bằng cách tổng hợp và trực quan hóa các dữ liệu về doanh số, KPI bán hàng, ARPU, CAC và CLV. Các biểu đồ thể hiện chi tiết và đầy đủ metrics và KPI quan trọng, so sánh dữ liệu qua thời gian, cho phép bạn dễ dàng theo dõi và nắm được tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, từ đó tìm ra các nút thắt đang tồn đọng trong quy trình bán hàng.

Như ở Sales Dashboard Template trên, bạn có thể đào sâu hơn, chi tiết hơn về các chỉ số giá trị trung bình. ARPU (Average Revenue Per User) là doanh thu trung bình trên một khách hàng, được tính bằng cách chia doanh thu với số khách hàng trung bình trong một khoảng thời gian. CLV (Customer Lifetime Value – giá trị vòng đời khách hàng) là chỉ số có tính dự báo, cho biết tổng số tiền kỳ vọng một khách hàng chi trả trong suốt cuộc đời của họ, khả năng họ có thể quay lại mua hàng tiếp hay không. CAC (Customer Acquisition Cost – chi phí phải bỏ ra để có một khách hàng mới) là các khoản chi phí liên quan đến việc thuyết phục người tiêu dùng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Nắm rõ tất cả thông tin này, managers sẽ biết cách cải thiện hiệu suất cũng như kết quả bán hàng để tối đa hóa lợi nhuận bán hàng.

2.2.SALES KPI DASHBOARD: ĐÁNH GIÁ KPI BÁN HÀNG

Để đảm bảo mục tiêu chính là tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp, các Sales Managers cần góc nhìn bao quát về quy trình bán hàng, và tập trung giải quyết những điểm bất hợp lý để đảm bảo gia tăng chất lượng và hiệu suất bán hàng. Nhờ có Sales KPI Dashboard, các dữ liệu quan trọng nhất về chiến lược và vận hành của cả bộ phận Sales được trình bày đầy đủ, chi tiết tại một nơi; thuận tiện cho việc theo dõi và giám sát thường xuyên. Đây cũng là dashboard mà các nhà quản lý quan tâm nhất.

Phần đầu Dashboard này mô tả tổng quan, sơ bộ về số lượng đơn hàng thành công, doanh thu, lợi nhuận và chi phí. Bạn có thể xem và so sánh kết quả với các khoảng thời gian trước đó để nắm được chi tiết hơn kết quả công việc và có những điều chỉnh, bổ sung. Ở phần tiếp theo, Dashboard hiển thị về doanh thu bán hàng từ khách hàng mới. Nếu muốn xem chi tiết hơn, bản có thể tương tác với dashboard bằng các tính năng tùy chỉnh theo yêu cầu.

Một dữ liệu quan trọng khác cần xem xét là doanh số gia tăng theo chiến dịch. Bạn có thể xem kênh bán hàng online nào đang mang lại nhiều doanh thu nhất, các hoạt động marketing nào được đầu tư ít mà mang lại hiệu quả cao nhất,… Từ đó, bạn có thể ra quyết định loại trừ, giảm đầu tư vào các kênh bán hàng kém hiệu quả và đầu tư nhiều hơn vào các kênh đang hoạt động tốt. Các KPI Sales và Marketing có mối liên hệ chặt chẽ, nên cả 2 bộ phận đều cần kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu về kinh doanh.

2.3.SALES CYCLE LENGTH DASHBOARD: ĐO LƯỜNG ĐỘ DÀI CHU KỲ BÁN HÀNG

Chu kì bán hàng là quá trình được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng….) và kết thúc bằng việc thu tiền từ khách hàng. Độ dài chu kỳ bán hàng trung bình đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu doanh thu doanh nghiệp. Giảm độ dài chu kỳ bán hàng đồng nghĩa với việc quá trình bán hàng trở nên nhanh hơn, cũng có nghĩa là tổng doanh thu cũng tăng nhanh hơn. Nói chung, quá trình chốt sales diễn ra càng nhanh thì bạn càng mất ít công sức và chi phí phải bỏ ra, đồng thời giảm tỷ lệ bị mất khách hàng.

Tuy nhiên, để tối ưu quá trình này, bạn cần thực sự hiểu về chu trình bán hàng. Việc sử dụng dữ liệu về chu kỳ bán hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, giúp bạn xác định rõ ràng những điểm tốt và chưa tốt trong hoạt động bán hàng, để đưa ra giải pháp cải thiện kịp thời. Sales Cycle Length Dashboard sẽ giúp bạn bắt đầu từ những thứ cơ bản nhất là độ dài chu kỳ bán hàng hiện tại.

Trong Sales Dashboard Template này, độ dài của chu kỳ bán hàng được mô tả như một phễu bán hàng với bốn tầng: Opportunities (Cơ hội), Proposals (Tư vấn), Negotiations (Đàm phán), and Closings (Chốt sales). Mỗi bước trong phễu này mất một khoảng thời gian nhất định và độ dài trung bình của chu kỳ bán hàng phản ánh thời gian trung bình bộ phận Sales cần để hoàn thành một giai đoạn. Tùy sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh cũng như số lượng hàng tồn kho, các giai đoạn này là khác nhau giữa các doanh nghiệp.

Sau khi thiết lập được các tiêu chí cho từng tầng của phễu bán hàng, bạn đã có thể bắt đầu đánh giá hiệu quả bán hàng của bộ phận Sales và của từng nhân viên. Managers có thể đi sâu phân tích, tìm hiểu xem tầng nào của phễu bán hàng đang có vấn đề và cần cải thiện, nhân viên nào đang làm việc hiệu quả,… Điều này giúp thiết lập các mục tiêu cá nhân và mục tiêu kinh doanh cả bộ phận Sales hợp lý và khả thi hơn.

2.4.SALES CONVERSION DASHBOARD: THEO DÕI TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI

Như vừa nói ở trên, chu kỳ bán hàng gồm 4 tầng của phễu với rất nhiều công việc phải làm để chốt sales thành công. Tất nhiên, không phải khách hàng tiềm năng nào cũng có nhu cầu ngay, không phải ai được tư vấn cũng mua hàng. Là một chủ doanh nghiệp hay một sales manager, bạn không thể bằng lòng và chấp nhận việc bị bỏ lỡ đơn hàng như vậy. Thay vào đó, bạn cần quản lý, giám sát hoạt động bán hàng chi tiết để tối ưu tất cả các cơ hội bán hàng.

Trong Sales Conversion Dashboard, bạn có thể xem chi tiết từng tầng của phễu bán hàng để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi. Điều này rất hữu ích vì bạn có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ hiệu quả kênh bán hàng theo các tầng của phễu ngay khi cần với dữ liệu theo thời gian thực.

Dữ liệu trong Sales Dashboard Template này không chỉ được hiển thị dạng thô mà còn được trực quan hóa vô cùng dễ hiểu để bạn hình dung và bao quát được nhiều khía cạnh khác nhau trong quá trình chuyển đổi khách hàng qua các tầng của phễu. Dashboard tự động tính toán tỷ lệ tư vấn thành công, tỷ lệ đàm phán thành công, tỷ lệ chốt sales thành công,,… Các tỷ lệ này cho biết có tầng nào của phễu bán hàng đang gặp vấn đề chuyển đổi hay không, bạn có cần phải sửa đổi, bổ sung điều gì không.

Bạn cũng có thể xem ngày nào trong tháng có lượng khách hàng mới cao nhất và phân tích những sự kiện đã xảy ra hôm đó, rút ra điểm chung và áp dụng tương tự vào quy trình bán hàng trong tương lai.

2.5.SALES OPPORTUNITY DASHBOARD: DỰ BÁO DOANH THU

Ví dụ cuối cùng là về Sales Opportunity Dashboard, Dashboard này sẽ tập trung vào những khách hàng tiềm năng nhất trong kênh bán hàng của bạn, chính là tầng Opportunities. Dashboard này thu thập toàn bộ các thông tin quan trọng để đưa ra dự báo doanh thu trong tương lai theo tháng/quý/năm. Các số liệu được hiển thị trực quan, dễ hiểu: Số lượng khách hàng tiềm năng, Giá trị đơn hàng trung bình, Churn Rate (phần trăm khách hàng đã hủy hoặc không gia hạn sử dụng sản phẩm/dịch vụ),…

Phía bên trái của Sales Dashboard Template này thể hiện tổng quan về số lượng khách hàng tiềm năng, có thể chốt sales và giá trị đơn hàng trung bình của họ. Các giá trị này được tự động so sánh với giá trị của tháng trước đó, nhằm giúp bạn quan sát rõ ràng liệu số khách hàng này có đang tăng trưởng không và chính xác là tăng bao nhiêu. Bên dưới là các chỉ số về các giao dịch không thành công và Churn Rate cùng các nguyên nhân, ví dụ: do đối thủ cạnh tranh, chức năng, giá cả, nhu cầu thay đổi và các nguyên nhân khác. Điều này giúp bạn xác định được chính xác lý do khiến bạn mất khách hàng tiềm năng để điều chỉnh chiến lược bán hàng cho phù hợp.

Phần trên bên phải của Dashboard thể hiện số lượng deal mới mở và doanh thu theo ngày trong một tháng. Managers có thể tìm hiểu nguyên nhân tăng trưởng đột biến của một số ngày có doanh thu cao hơn hẳn trung bình, từ đó tìm ra công thức chung và áp dụng vào tương lai. Doanh thu trung bình tính theo gói sản phẩm (cơ bản, chuyên nghiệp và cao cấp) sẽ cho biết thêm thông tin về sự phát triển của danh mục bán hàng. Rõ ràng, gói cao cấp có giá trị đơn hàng cao nhất, do đó, bạn có thể phát triển chiến lược bán hàng để tăng số lượng và chốt nhiều giao dịch gói cao cấp hơn.

Tạm kết

Dù bạn đang là cửa hàng trưởng, nhà quản lý hay ban giám đốc doanh nghiệp,… thì chắc chắn, một Sales Dashboard sẽ giúp bạn quản lý quy trình bán hàng hiệu quả và chính xác hơn. Tuy nhiên, việc chỉ đơn thuần ứng dụng công cụ mà không hiểu cách công cụ vận hành sẽ khiến bạn không tận dụng được tối đa tiềm năng của công cụ đó, cũng như không tối ưu được cho doanh nghiệp của mình. Tham khảo khóa học Data System của INDA để học tư duy, phương pháp và các công cụ hỗ trợ trong xây dựng/ vận hành hệ thống dữ liệu nội bộ.

Vui lòng trích dẫn nguồn INDA nếu các bạn chia sẻ nhé.

>> Đọc thêm:

KHOÁ HỌC PHÂN TÍCH DỮ LIỆU POWER BI TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO 

LỘ TRÌNH TRỞ THÀNH CHUYÊN GIA PHÂN TÍCH DỮ LIỆU DATA ANALYST

Nguồn: INDA