Mục lục
Master Data là gì ?
Master data là dạng dữ liệu có mức độ tĩnh cao, có nghĩa là nó hiếm khi thay đổi và hầu hết có giá trị dài hạn. Vì Master Data được sử dụng bởi nhiều phòng ban của công ty nên nó rất liên quan đến tất cả các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Master Data chính là một trong những tiêu chí được sử dụng trong quá trình thống kê và đánh giá dữ liệu. Master Data là chìa khóa, cốt lõi của tổ chức.
Mặc dù việc xác định các thực thể dữ liệu chính khá đơn giản, nhưng không phải tất cả dữ liệu phù hợp với định nghĩa cho Master Data đều nhất thiết phải được quản lý như vậy. Nói chung, dữ liệu chính thường là một phần nhỏ của tất cả dữ liệu của bạn từ góc độ khối lượng, nhưng đó là một số dữ liệu phức tạp nhất và có giá trị nhất để duy trì và quản lý.
Những dữ liệu nào bạn nên quản lý như dữ liệu chính?
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các tiêu chí sau, tất cả các tiêu chí này nên được xem xét cùng nhau khi quyết định xem một thực thể nhất định có nên được coi là Master Data hay không.
DỮ LIỆU HÀNH VI
Dữ liệu chính có thể được mô tả bằng cách nó tương tác với dữ liệu khác.
Ví dụ:
Trong các hệ thống giao dịch, Master Data hầu như luôn liên quan đến dữ liệu giao dịch. Một khách hàng mua một sản phẩm , một nhà cung cấp bán một phần và một đối tác giao một thùng nguyên liệu đến một địa điểm . Một nhân viên có quan hệ phân cấp với người quản lý của họ, người này sẽ báo cáo thông qua một người quản lý (một nhân viên khác ). Một sản phẩm có thể là một phần của nhiều phân cấp mô tả vị trí của nó trong một cửa hàng .
Về cơ bản, mối quan hệ giữa dữ liệu chính và dữ liệu giao dịch này có thể được xem như một mối quan hệ danh từ / động từ. Dữ liệu giao dịch nắm bắt các động từ, chẳng hạn như bán, giao hàng, mua, email và thu hồi, trong khi dữ liệu chính nắm bắt các danh từ. Đây là cùng một mối quan hệ dữ liệu kho dữ liệu thực tế và chia sẻ kích thước.
VÒNG ĐỜI (CHU TRÌNH CRUD)
Dữ liệu chính (Master Data) có thể được mô tả theo cách nó được tạo, đọc, cập nhật, xóa và tìm kiếm. Vòng đời này được gọi là chu kỳ CRUD và khác nhau đối với các loại phần tử dữ liệu chính và các công ty khác nhau.
Ví dụ:
Khách hàng được tạo ra như thế nào phụ thuộc phần lớn vào các quy tắc kinh doanh, phân khúc ngành và hệ thống dữ liệu của công ty. Một công ty có thể có nhiều vectơ tạo khách hàng, chẳng hạn như thông qua Internet, trực tiếp thông qua đại diện tài khoản hoặc thông qua cửa hàng đại lý. Một công ty khác chỉ có thể cho phép khách hàng được tạo thông qua liên hệ trực tiếp qua điện thoại với trung tâm cuộc gọi của mình. Hơn nữa, cách phần tử khách hàng được tạo chắc chắn khác với cách phần tử nhà cung cấp được tạo.
Bảng sau đây minh họa các chu kỳ CRUD khác nhau cho bốn lĩnh vực chủ đề dữ liệu tổng thể chung.
| Khách hàng | Sản phẩm | Tài sản | Nhân viên | |
| Tạo ra | Một lượt truy cập của khách hàng, chẳng hạn như đến trang web của công ty hoặc một cơ sở sẽ kích hoạt tạo tài khoản | Một sản phẩm được mua hoặc sản xuất với sự tham gia của SCM | Một đơn vị được mua bằng cách mở một PO theo quy trình phê duyệt cần thiết | HR thuê một nhân viên mới, người này sau đó phải điền vào nhiều biểu mẫu, tham dự buổi hướng dẫn, lựa chọn phúc lợi, xác định phân bổ tài sản và tuân theo các nhiệm vụ văn phòng |
| Đọc | Chế độ xem được ngữ cảnh hóa dựa trên thông tin đăng nhập của người xem | Danh mục hàng tồn kho định kỳ | Mục đích báo cáo định kỳ, tính khấu hao, xác minh | Quyền truy cập văn phòng, đánh giá, yêu cầu bảo hiểm, nhập cư |
| Cập nhật | Địa chỉ, chiết khấu, số điện thoại, ưu đãi, tài khoản tín dụng | Thay đổi bao bì, thay đổi nguyên liệu | Chuyển giao, bảo trì, báo cáo tai nạn | Tình trạng nhập cư, tình trạng kết hôn, tăng cấp, nâng cấp, chuyển nhượng |
| Hủy hoại | Chết, phá sản, thanh lý, không gọi | Đã hủy, đã thay thế, không còn nữa | Đã lỗi thời, đã bán, bị phá hủy, bị đánh cắp, bị loại bỏ | Chấm dứt, chết |
| Tìm kiếm | Hệ thống CRM, hệ thống trung tâm cuộc gọi, hệ thống quản lý liên hệ | Hệ thống ERP, hệ thống xử lý đơn hàng | Theo dõi GL, quản lý tài sản DB | Hệ thống HR LOB |
CARDINALITY
Khi số lượng phần tử (số phần tử trong một tập hợp) giảm, khả năng một phần tử được coi là phần tử dữ liệu chính ngay cả một lĩnh vực chủ đề thường được chấp nhận, chẳng hạn như khách hàng giảm.
Ví dụ:
Nếu một công ty chỉ có ba khách hàng, rất có thể tổ chức sẽ không coi những khách hàng đó là Master Data (Dữ liệu chính) — ít nhất, không phải trong bối cảnh hỗ trợ họ bằng giải pháp MDM, đơn giản vì không có lợi ích gì khi quản lý những khách hàng đó bằng cơ sở hạ tầng dữ liệu chính . Ngược lại, một công ty với hàng nghìn khách hàng sẽ coi khách hàng là một đối tượng quan trọng vì các vấn đề và lợi ích đồng thời xung quanh việc quản lý một tập hợp lớn các thực thể như vậy.
Giá trị của khách hàng đối với mỗi công ty này là như nhau, vì cả hai đều dựa vào khách hàng của họ để kinh doanh. Tuy nhiên, một giải pháp không cần giải pháp dữ liệu tổng thể của khách hàng và giải pháp còn lại thì cần. Cardinality không thay đổi phân loại của một loại thực thể nhất định; tuy nhiên, tầm quan trọng của việc có một giải pháp để quản lý một loại thực thể tăng lên khi tính chất cơ bản của loại thực thể tăng lên.
CẢ ĐỜI
Dữ liệu chính (Master Data) có xu hướng ít biến động hơn dữ liệu giao dịch. Khi nó trở nên dễ bay hơi hơn, nó thường được coi là giao dịch nhiều hơn.
Ví dụ:
Một số có thể coi “hợp đồng” là một phần tử dữ liệu chính. Những người khác có thể coi đó là một giao dịch. Tùy thuộc vào thời hạn của hợp đồng, hợp đồng có thể đi theo một trong hai cách.
Một cơ quan quảng bá vận động viên chuyên nghiệp có thể xem xét dữ liệu tổng thể về hợp đồng của họ. Trong trường hợp này, mỗi cái khác với cái kia và thường có tuổi thọ lớn hơn một năm. Có thể bạn chỉ cần có một mục dữ liệu chính được gọi là “vận động viên”. Tuy nhiên, các vận động viên có xu hướng có nhiều hơn một hợp đồng tại bất kỳ thời điểm nào: Một với các đội của họ và những người khác với các công ty để xác nhận sản phẩm. Cơ quan sẽ cần quản lý tất cả các hợp đồng đó theo thời gian khi các yếu tố của mỗi hợp đồng được thương lượng lại hoặc khi các vận động viên được giao dịch.
Các hợp đồng khác — ví dụ, hợp đồng chi tiết xe hơi hoặc sơn một ngôi nhà — giống như một giao dịch hơn. Chúng là các thỏa thuận ngắn hạn, một lần để cung cấp dịch vụ thanh toán và thường được thực hiện và hủy trong vòng vài giờ.
SỰ PHỨC TẠP
Các thực thể đơn giản, ngay cả khi chúng là các thực thể có giá trị, hiếm khi là một thách thức để quản lý và hiếm khi được coi là phần tử dữ liệu chính. Một yếu tố càng ít phức tạp, thì khả năng cần quản lý thay đổi đối với yếu tố đó càng ít. Thông thường, những tài sản như vậy được thu thập và kiểm kê một cách đơn giản.
Ví dụ:
Fort Knox có thể sẽ không theo dõi thông tin về từng thỏi vàng mà nó lưu trữ, mà chỉ lưu giữ một số lượng trong số đó. Giá trị của mỗi thỏi vàng là rất lớn, độ bền cao và tuổi thọ cao, nhưng độ phức tạp thấp.
GIÁ TRỊ
Phần tử dữ liệu càng có giá trị đối với công ty thì càng có nhiều khả năng được coi là phần tử dữ liệu chính. Giá trị và độ phức tạp kết hợp với nhau.
BIẾN ĐỘNG
Mặc dù dữ liệu chính thường ít biến động hơn dữ liệu giao dịch, nhưng các thực thể có thuộc tính hoàn toàn không thay đổi thường không yêu cầu giải pháp dữ liệu chính.
Ví dụ:
Các đồng tiền hiếm có vẻ sẽ đáp ứng nhiều tiêu chí cho việc xử lý dữ liệu tổng thể. Một nhà sưu tập tiền xu hiếm có thể sẽ có nhiều đồng xu hiếm, do đó, số lượng tiền xu rất cao. Chúng cũng có giá trị và phức tạp vì chúng có lịch sử và mô tả (ví dụ: các thuộc tính như điều kiện ngược, đảo ngược, chú giải, dòng chữ, vành và trường cũng như tên viết tắt của nhà thiết kế, thiết kế cạnh, lớp và chân dung).
Bất chấp tất cả các điều kiện này, các đồng xu hiếm không cần phải được quản lý như một mục dữ liệu chính vì chúng không thay đổi theo thời gian — hoặc, ít nhất, chúng không thay đổi đủ. Có thể cần thêm thông tin khi lịch sử của một đồng tiền cụ thể được tiết lộ hoặc nếu một số thuộc tính nhất định phải được sửa chữa, nhưng nói chung, các đồng tiền hiếm sẽ không được quản lý thông qua hệ thống quản lý dữ liệu tổng thể vì chúng không đủ biến động để đảm bảo nó.
TÁI SỬ DỤNG
Một trong những động lực chính của quản lý dữ liệu tổng thể là sử dụng lại.
Ví dụ:
Trong một thế giới đơn giản, hệ thống CRM sẽ quản lý mọi thứ về khách hàng và không bao giờ cần chia sẻ bất kỳ thông tin nào về khách hàng với các hệ thống khác. Tuy nhiên, trong môi trường phức tạp ngày nay, thông tin khách hàng cần được chia sẻ trên nhiều ứng dụng. Đó là nơi mà rắc rối bắt đầu.
Bởi vì — vì một số lý do — không phải lúc nào cũng có sẵn quyền truy cập vào dữ liệu chính, mọi người bắt đầu lưu trữ dữ liệu chính ở nhiều vị trí khác nhau, chẳng hạn như bảng tính và kho ứng dụng riêng. Vẫn có những lý do, chẳng hạn như chất lượng dữ liệu bị suy giảm và phân rã, để quản lý dữ liệu chính không được sử dụng lại trong toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu một thực thể dữ liệu chính được sử dụng lại trong nhiều hệ thống, chắc chắn rằng nó phải được quản lý bằng phần mềm MDM.
Tóm tắt
Mặc dù việc liệt kê các loại thực thể dữ liệu chính khác nhau rất đơn giản, nhưng đôi khi việc quyết định xem mục dữ liệu nào trong công ty nên được coi là dữ liệu chính sẽ khó khăn hơn.
Thông thường, dữ liệu thường không tuân thủ định nghĩa cho dữ liệu chủ có thể cần được quản lý như vậy và dữ liệu tuân thủ định nghĩa có thể không.
Cuối cùng, khi quyết định xem loại thực thể nào nên được coi là dữ liệu chính, tốt hơn nên phân loại chúng theo hành vi và thuộc tính của chúng trong bối cảnh nhu cầu của doanh nghiệp hơn là dựa vào danh sách đơn giản của các loại thực thể.
Nguồn: Internet
